2024年3月1日起，在中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》基礎(chǔ)上修改形成的《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》（以下簡稱《條例》）正式施行。

《條例》旨在進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理體制機(jī)制，提升檔案工作科學(xué)化規(guī)范化水平，科學(xué)精準(zhǔn)保障檔案法有效實(shí)施，為檔案事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展提供有力的法治保障。

《條例》共8章52條，在完善檔案工作機(jī)制、規(guī)范檔案收集管理、健全檔案保管制度和細(xì)化開放利用措施等方面做了具體部署。值得注意的是，《條例》專門就“檔案信息化建設(shè)”做了明確規(guī)定，要求機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，積極推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)。

電子檔案管理12字方針

《條例》第39條明確指出，機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)采取管理措施和技術(shù)手段保證電子檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

這12字是對(duì)電子檔案形成和管理要求的高度凝練，具有深厚的理論、實(shí)踐和規(guī)范基礎(chǔ)，其目的和意義是為了保障電子檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性。

“來源可靠”是指具有真實(shí)性的電子檔案由特定機(jī)構(gòu)使用安全可靠的系統(tǒng)軟件形成，沒有發(fā)生被非法篡改或者誤用過的情況，能夠證明其用意、生成者或發(fā)送者、生成或發(fā)送的時(shí)間與既定的相符。

“程序規(guī)范”是指電子文件形成、歸檔、保存和利用服務(wù)的過程遵循一定的制度規(guī)范要求，符合國家相關(guān)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。

“要素合規(guī)”是指電子檔案構(gòu)成要素合乎規(guī)范要求，即國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)提出的電子文件三要素：內(nèi)容（content）、結(jié)構(gòu)（structure）和背景（context）。

電子簽名：電子檔案的安全核心

電子檔案從形成到處理、歸檔、利用，中間經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)，業(yè)內(nèi)推行的主流做法是對(duì)電子檔案進(jìn)行全程管理，即從電子文件產(chǎn)生的那一刻起便納入管理視野。為實(shí)現(xiàn)《條例》要求的“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”，電子檔案引入了一項(xiàng)核心關(guān)鍵技術(shù)：基于數(shù)字證書的電子簽名技術(shù)。

▲電子檔案系統(tǒng)架構(gòu)

在技術(shù)層面，電子簽名用于標(biāo)識(shí)和確認(rèn)電子文件簽署者的身份，并保證電子文件的完整性和未被篡改。經(jīng)電子簽名固化的文件，可廣泛應(yīng)用于電子文件的全程管理，保障電子文件的數(shù)據(jù)價(jià)值，滿足電子檔案的“四性”要求（真實(shí)性、完整性、可用性、安全性）。

在法律層面，《電子簽名法》確立了電子檔案的原始標(biāo)準(zhǔn)、真實(shí)性標(biāo)準(zhǔn)、保存標(biāo)準(zhǔn)，以及電子檔案的移交和接收標(biāo)準(zhǔn)，特別是涉及到原件形式要求、文件保存要求、真實(shí)性的考慮因素、電子簽名的可靠性認(rèn)定條件以及法律責(zé)任等等，《電子簽名法》都做了明確說明，從而在相關(guān)電子文件、電子檔案的管理辦法上與《條例》保持一致。

在安全保障層面，使用電子簽名之前必須進(jìn)行身份真實(shí)性認(rèn)證，以確?？煽康碾娮雍灻玫綉?yīng)用。在電子檔案的形成、傳輸、管理過程中，經(jīng)手各方使用電子簽名時(shí)，往往需要由第三方對(duì)電子簽名人的身份進(jìn)行真實(shí)性認(rèn)證，認(rèn)證通過后為其發(fā)放與真實(shí)身份唯一對(duì)應(yīng)的數(shù)字證書，這個(gè)第三方通常是電子認(rèn)證服務(wù)機(jī)構(gòu)，起著構(gòu)建信任和技術(shù)支撐的作用。

司法科技創(chuàng)新，助力電子檔案法制化建設(shè)

作為專注于全行業(yè)數(shù)字信任體系建設(shè)的數(shù)字信任云服務(wù)商，天威誠信擁有工業(yè)和信息化部頒發(fā)的《電子認(rèn)證服務(wù)許可證》，同時(shí)也是參與《電子簽名法》起草工作的單位之一。

依托數(shù)字證書、電子簽名/簽章等數(shù)字信任服務(wù)，天威誠信多年來積極推進(jìn)國務(wù)院辦公廳發(fā)文強(qiáng)調(diào)的“電子簽名、電子印章、電子檔案”應(yīng)用，助力政務(wù)機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)一網(wǎng)通辦，提升金融、電商、醫(yī)療、能源制造等行業(yè)數(shù)字化辦公效率，保障各類電子文件與運(yùn)營數(shù)據(jù)的安全可信。

此外，在檔案信息化建設(shè)過程中，司法程序中采用電子文件、電子檔案等作為證據(jù)也日漸普及?；诋?dāng)前我國司法環(huán)境的發(fā)展基礎(chǔ)以及《電子簽名法》等法律法規(guī)要求，天威誠信通過電子證據(jù)和司法科技創(chuàng)新服務(wù)，可實(shí)現(xiàn)電子文件和司法領(lǐng)域電子證據(jù)的數(shù)字化對(duì)接。

電子證據(jù)服務(wù)針對(duì)客戶實(shí)際業(yè)務(wù)場景，進(jìn)行全流程證據(jù)鏈?zhǔn)崂聿?shí)時(shí)固化存證，同時(shí)按照司法機(jī)構(gòu)和行業(yè)監(jiān)管要求進(jìn)行證據(jù)的驗(yàn)證審核，滿足電子證據(jù)真實(shí)性、合法性、關(guān)聯(lián)性、證明力等要求。當(dāng)發(fā)生業(yè)務(wù)糾紛時(shí)，天威誠信可根據(jù)客戶需求出具能被司法機(jī)構(gòu)采信的報(bào)告，為電子文件、電子檔案的證據(jù)價(jià)值保駕護(hù)航。

數(shù)字化大潮下，隨著《條例》的實(shí)施和更多數(shù)字化工具的應(yīng)用，天威誠信將在提供可信認(rèn)證和電子簽名、電子證據(jù)等技術(shù)的基礎(chǔ)上，助力電子檔案管理提速增效，推進(jìn)電子檔案管理進(jìn)入法制化軌道，并持續(xù)推廣數(shù)字信任體系在政務(wù)服務(wù)、商務(wù)合同、OA辦公、企業(yè)司庫、招投標(biāo)等場景中的應(yīng)用，提升政務(wù)機(jī)構(gòu)和企業(yè)運(yùn)營效率。